Vous
Vous nous adressez votre demande de devis en indiquant le lieu, la durée, les dates et l’effectif de votre groupe
- Si ce projet fait l’objet d’une publication d’appel d’offre, vous nous l’indiquez.
- Vous présentez notre proposition devant le conseil d’administration ou votre chef d’établissement.
- Votre dossier doit préciser les dates, destination et projet pédagogique du voyage, le nom du responsable du voyage, les classes concernées et l’effectif envisagé, la liste des accompagnateurs (veillez à la mixité de l’équipe), l’organisme choisi : CLC, le budget total, les actions de financement envisagées, la part à payer par les familles.
- Après consultation du Conseil d’Administration, le chef d’établissement autorise officiellement l’organisation du voyage.
- Vous nous confirmez alors le voyage.
Nous
Nous vous adressons par e-mail :
- le contrat de séjour et la facture d’acompte : vous disposez alors d’un délai de 15 jours pour nous retourner le contrat dûment signé.
- quelques jours plus tard : le programme détaillé, les fiches d’options, la liste des participants à compléter, ainsi que le contrat Natixis le cas échéant.
Vous
Vous nous adressez 15 jours plus tard :
- l’acompte de 30%
- la liste des options : souscription d’assurances, réservation des repas en route, etc
- la liste des participants dûment complétée
- le contrat Natixis le cas échéant
2 mois avant le départ, vous nous adressez le 2ème versement, soit 40% du séjour.
Nous
2 semaines avant le départ, nous vous envoyons :
- le programme définitif de votre séjour
- les coordonnées de notre responsable local
- les coordonnées de la compagnie d’autocar qui assurera votre transport
- la notice du serveur vocal pour vous et pour les parents d’élèves.
Vous
Vous nous adressez le solde du séjour.
Quelques jours avant le départ
Nous vous contactons afin de faire un point précis sur votre séjour.
Nous vous adressons les coordonnées des familles hôtesses ou les adresses des hôtels.
Pendant le séjour
Nous restons à votre disposition 24h/24 en France et à l’étranger
Vous informez les parents d’élèves de votre arrivée et du déroulement du séjour à l’aide du serveur vocal.
Au retour
Nous vous contactons à l’issue de votre voyage afin que vous nous fassiez part de vos appréciations et suggestions.
Important : les formalités de douane
De trop nombreux élèves n’ont pas pu, au cours des dernières années, participer au séjour car ils n’étaient pas en règle avec les formalités de douane. Pour éviter cela, nous vous recommandons de vous assurer que chaque participant est en possession des papiers nécessaires pour voyager hors du territoire français. Les formalités varient en fonction de la nationalité du voyageur et du pays de destination. Aussi, vous devez informer les parents d’élèves d’origine étrangère de se rapprocher sans tarder du consulat ou de l’ambassade du pays visité afin qu’ils prennent connaissance des démarches nécessaires. Votre aide leur sera précieuse.
