Vous
Vous nous adressez votre demande de devis en indiquant la destination souhaitée, la durée, les dates et l’effectif de votre groupe
- Si ce projet fait l’objet d’une publication d’appel d’offre, vous nous l’indiquez.
- Vous présentez notre proposition devant le conseil d’administration ou votre chef d’établissement.
- Votre dossier doit préciser les dates, destination et projet pédagogique du voyage, le nom du responsable du voyage, les classes concernées et l’effectif envisagé, la liste des accompagnateurs (veillez à la mixité de l’équipe), l’organisme choisi : CLC, le budget total, les actions de financement envisagées, la part à payer par les familles.
- Après consultation du Conseil d’Administration, le chef d’établissement autorise officiellement l’organisation du voyage.
- Vous nous confirmez alors le voyage.
Nous
Nous vous adressons par e-mail :
- Le contrat de séjour, la facture d'acompte et le programme détaillé. Vous disposez d'un délai de 15 jours pour nous retourner le contrat de séjour dûment signé et votre souscription éventuelle au pack assurance. Attention : Cette souscription doit être faite au plus tard à la signature du contrat de séjour.
Vous
Vous nous adressez :
- Dans les 15 jours suivants, le contrat de séjour dûment signé y compris la page relative à la souscription au pack assurance.
- Dans les 30 jours suivant la réception du contrat, l'acompte de 30% et de la cotisation du Pack assurances (si souscrit). Important : Le montant de l'accompte et sa date de versement peuvent varier si vous voyagez en avion, conformément aux conditions de paiement des compagnies aériennes.
- A réception du contrat, vous aurez accès à votre espace personnel sur le site et ainsi vous pourrez saisir la liste de vos élèves (incluant les pièces d'identités et régimes/allergies particuliers).
2 mois avant le départ, vous effectuez le règlement du 2ème versement, soit 40% du montant du séjour.
Nous
Environ 2 semaines avant le départ, nous vous envoyons le dossier de voyage contenant :
- Le programme définitif de votre séjour.
- Les coordonnées de notre responsable local.
- Les coordonnées de la compagnie d’autocar qui assurera votre transport.
- Tous les documents nécessaires au déroulement du séjour (confirmations de visites, bons d'échanges,...).
- La facture de solde.
Quelques jours avant le départ, les coordonnées des familles hôtesses (pour un hébergement en famille) seront déposées sur votre espace professeur afin que vous puissiez affecter les élèves dans les familles.
Vous
A réception du dossier voyage, vous transmettez la facture de solde au gestionnaire qui procèdera au paiement du solde.
Entre-temps, vous aurez reçu par courriel les notices d'utilisations du serveur vocal qui vous permettra de laisser des informations sur le déroulement de votre séjour à l'attention des parents.
Nous
Quelques jours avant le départ :Important : les formalités de douane
De trop nombreux élèves n’ont pas pu, au cours des dernières années, participer au séjour car ils n’étaient pas en règle avec les formalités de douane. Pour éviter cela, nous vous recommandons de vous assurer que chaque participant est en possession des papiers nécessaires pour voyager hors du territoire français. Les formalités varient en fonction de la nationalité du voyageur et du pays de destination. Aussi, vous devez informer les parents d’élèves d’origine étrangère de se rapprocher sans tarder du consulat ou de l’ambassade du pays visité afin qu’ils prennent connaissance des démarches nécessaires. Votre aide leur sera précieuse.
Toutes les informations concernant les formalités de douane sont à consulter sur le site du Ministère de l’Europe et des Affaires Etrangères dont voici le lien : https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/conseils-par-pays-destination/
